1. Identificación del responsable del tratamiento
BIOS empresa dedicada a Actividades de consultoría informática y actividades de administración de instalaciones informáticas identificada con NIT 900404482 y con domicilio en la ciudad de Manizales, en la dirección Ecoparque los Yarumos edificio BIOS, con teléfono 3126307973 y correo electrónico: contacto@bios.co; pone en conocimiento mediante el presente documento, que realiza el manejo de los datos personales y privacidad de la información a través de su representante legal Jorge William Arboleda Valencia.
BIOS es único responsable del tratamiento de información registrada en nuestras Bases de Datos. Lo anterior en cumplimiento y procura de lo dispuesto por la normatividad vigente y las directrices que emita la Superintendencia de Industria y Comercio para el manejo y control de las mismas.
2. Principios
BIOS fundamenta el uso y tratamiento de información contenida en sus bases de datos en los siguientes principios, que permiten discernir cuales son los pilares de una política responsable:
Legalidad: BIOS está en procura de los mandatos que la Ley de protección de datos personales, la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades dispongan para estructurar una política seria y responsable que vele por el correcto tratamiento y privacidad de la información contenida en nuestras bases de datos.
Finalidad: BIOS adquiere el compromiso de velar para que el uso de los datos personales que estén contenidos en sus bases de datos sea única y exclusivamente al que se refiera en el presente documento; cuya única excepción de revelarlos por un motivo ajeno al aquí contenido, sea cuando una entidad con la autoridad competente lo demande.
Libertad: El tratamiento de datos personales se llevará a cabo de acuerdo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, tanto para la información ya registrada como para los nuevos registros.
Veracidad o Calidad: La veracidad de la información registrada en nuestras Bases de Datos depende de la información suministrada por el titular al momento de efectuar su correspondiente registro. BIOS asume bajo la buena fe de su responsable proceder, que la información suministrada por el titular y que los datos que consigna son veraces.
Transparencia: BIOS se compromete a adelantar todas las gestiones y llevar a cabo todos los procedimientos en la búsqueda del cumplimiento de los mandatos legales, de manera transparente y clara, tanto ante los titulares de la información contenida en las bases de datos como ante las autoridades.
Acceso y circulación Restringida: El acceso a la información, así como la circulación de la misma, será restringida y estará sujeta a una Política Interna que respalde el uso responsable de los datos que allí se contengan.
Seguridad: BIOS estará en procura de proteger la información almacenada en sus Bases de Datos mediante la adopción de prácticas que eviten el daño, adulteración o pérdida de la información, al igual que la consulta, uso o acceso no autorizados o fraudulentos.
Confidencialidad: Se manejará, conservará y mantendrá con carácter confidencial toda la información que provenga de los titulares de acuerdo a las directrices de los organismos de control y demás disposiciones que señalen el tratamiento responsable de las bases de datos.
3. Derechos del Titular y deberes del Responsable
BIOS tiene como prioridad en cuanto a lo que este documento dispone y obliga, velar por los derechos de los titulares y adquiere el firme compromiso de cumplir con los deberes de acuerdo a lo dispuesto por la normativa y directrices de las autoridades competentes. 1.1 se compromete a:
- Garantizar al titular de manera permanente el pleno y efectivo respeto de los derechos que le asisten en relación a sus datos personales mediante el correo electrónico que sea establecido para tal fin.
- Conservar la información de acuerdo a políticas internas que permiten garantizar la implementación de medidas de seguridad, evitando el daño, adulteración, plagio o pérdida de la información, así como consulta, uso o acceso no autorizado o cualquier otra conducta directamente ligada a la calidad de Responsable y que no se deriven de errores involuntarios subsanables por el responsable.
- Comunicar al titular de la información sobre la finalidad de la recolección de la misma, sea esta para actividades relacionadas con el objeto misional del Responsable, actividades complementarias o cualquier fin justificado que se contemple, así como los derechos que le asisten sobre esta.
- Permitir el acceso a la información únicamente por los respectivos titulares, sus causahabientes, representantes legales, entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, por orden judicial o personas autorizadas por la Ley.
- Cumplir con los requerimientos, directrices que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes sobre la política de tratamiento de datos personales y manejo de la información.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventualidades, violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.
4. Autorización y consentimiento
Según lo dispuesto en la normatividad vigente, Decreto 1377 de 2013 y Ley 1581 de 2012 BIOS debe obtener autorización previa del titular con el fin de poder llevar a cabo el uso y tratamiento de sus datos personales.
En consecuencia, el BIOS solicita el debido consentimiento de las personas cuyos datos son registrados, previos a practicar el proceso de registro. Una vez realizado el registro de los datos personales, el manejo de la información que reposa en las bases de datos estará sujeto a las políticas de tratamiento de BIOS, sus políticas de funcionamiento internas diseñadas conforme al mandato legal.
La autorización y consentimiento se darán por escrito en los formatos previstos para este propósito.
5. Condiciones de uso, tratamiento y finalidad de datos personales General
En observancia de la normatividad que rige el tratamiento de datos personales y uso de la información en consonancia con el derecho de Habeas Data, BIOS hará uso de la información que reposa en sus bases de datos, únicamente para establecer contacto físico y/o virtual en el desarrollo de las acciones que demanden la ejecución de su actividad, Actividades de consultoría informática y actividades de administración de instalaciones informáticas.
Datos sensibles e Información sobre niños, niñas y adolescentes
Se entenderán como datos sensibles aquellos que se ajusten a la definición del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, y cuyo tratamiento obedecerá a lo dispuesto por el artículo 6 de misma norma, en tanto medie autorización en consonancia con el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. Dado lo anterior, BIOS declara que ha establecido en su política interna para el tratamiento de datos personales, los protocolos que establece la Ley y a los cuales se sujetará en cuanto al tratamiento de datos sensibles.
De otro lado, BIOS se atendrá a los dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 en materia de tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. En dicho caso, BIOS se ajustará a los requisitos especiales para el manejo de esta información conforme el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
Asi las cosas, BIOS declara que ha establecido en su política interna para el tratamiento de datos personales, los protocolos que establece la Ley y a los cuales se sujetará en cuanto al tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
6. Política de Responsabilidad y Gestión
BIOS tiene un compromiso responsable con del tratamiento de los datos personales, por ello, trabaja en el continuo mejoramiento de sus políticas para que los titulares y las autoridades encuentren en nuestro proceder mejores prácticas de manera continua e ininterrumpida en los procesos de recolección, almacenamiento y uso.
BIOS se compromete a respetar el derecho de los titulares de los datos personales. Estos derechos corresponden a: conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar autorización de la información que se encuentra registrada en nuestras bases de datos.
Siempre preocupado por el cumplimiento de las disposiciones legales y de las directrices que emitan las autoridades competentes, en aras de que el titular realice cualquiera de las solicitudes enunciadas en el párrafo inmediatamente anterior, realice además quejas y reclamos BIOS ha dispuesto como canal de comunicación oficial el siguiente correo electrónico bios@politicadeprivacidad.co.Cuando un titular realice una solicitud a través del canal dispuesto para este procedimiento BIOS realizará efectivamente el trámite correspondiente a dicha solicitud en los plazos que dispone la Ley atendiendo a la naturaleza de la solicitud, previa demostración de la autenticidad y verificación de la veracidad de su titularidad.
BIOS no se hace responsable de solicitudes enviadas por canales diferentes al dispuesto para el tratamiento de datos.
7. Publicación, aplicación y temporalidad
La política de tratamiento que se evidencia en este documento, será de aplicación exclusiva al tratamiento de la información personal registrada en nuestras bases de datos. Las políticas establecidas en el presente documento serán aplicadas a partir de su expedición y permanecerán vigentes hasta ser modificadas según criterios internos ajustados a la Ley o según lo disponga directamente la normativa vigente.
En cualquier momento y sin previo aviso BIOS podrá efectuar modificaciones sobre estas políticas; dichas modificaciones serán publicadas en: https://www.bios.co/politica-datos. Es responsabilidad del titular enterarse de manera frecuente y por su cuenta de los cambios realizados.
8. Aviso de privacidad
El objetivo de la Política de Privacidad es permitir al titular tener control de sus datos personales, dar a conocer cualquier modificación al respecto y que pueda tener acceso a la política de privacidad en el momento en que lo requiera, para lo cual BIOS ha fijado su política de tratamiento de datos personales en: Política de datos.
Con el propósito de afianzar la política que contiene este documento, BIOS, reitera según mandato legal lo que aquí se dispone en los numerales 3 y 6, relativos a derechos que le asisten al titular y al uso, tratamiento y finalidad de la información.
Paula Marcela Arias Pulgarín
C.C. 30325160
Representante Legal
Centro de Bioinformática y Biología Computacional de Colombia - BIOS
NIT. 900404482-6